Försäkra dig om en lyckad båtresa – ta del av vår information för grupp- och konferensresor. För skol- och ungdomsgrupper finns mer detaljerade instruktioner. Välkommen ombord!

Ladda ner råd för gruppledare (PDF) » 

1. Måltider
Tidpunkt för måltider, bordsreservation och menyer överenskommes senast 2 veckor före avresa. Hovmästaren visar platserna ombord.

2. Konferens
Konferensutrymmen, utrustning, möblering, servering till konferensutrymmen och tidsplan bör meddelas senast 2 veckor före avresan. De angivna konferenstiderna på bokningsbekräftelsen är max tider. Konferensvärdinnan/värden fungerar som kontaktperson under resan.
Obs! Bekräftande av konferensutrymmen: Auditoriebokningar bör bekräftas senast två månader (2 mån) innan avgång, övriga konferensutrymmen senast en månad (1 mån) innan avgång. Konferensutrymmet betalas alltid på förhand (voucher). Serveringen debiteras antingen på förhand eller med VL-kreditkort.

3. Hotell
Enligt internationella normer börjar hotelldygnet kl. 14.00/15.00 och slutar kl. 12.00. Namnlista med rumsfördelning senast 2 veckor före resan.

4. Rundturer
Rundturer och busstransfers bokas också senast 2 veckor före resan.

5. Deltagarantal
Bör meddelas senast 1 månad före resan. Gå igenom avbeställningsreglerna.

6. Incheckning 
Resebiljetten byts ut till rese- och nyckelkort i incheckningen i hamnen. Varje gruppmedlem bör ha ett eget resekort vid ombordstigningen. Gruppledaren bör komma till gruppincheckningen senast en timme före fartygets avgång. Hyttnumren bör antecknas på passagerarlistan och den numrerade listan ges därefter till vaktmannen i samband med ombordstigningen.

Om gruppens deltagarantal har minskat får gruppledaren ett kvitto på ändrad antal och kan med detta kvitto ansöka om återbetalning inom 14 dagar, med beaktande av avbeställningsvillkoren. Om deltagarantalet har ökat, betalar man kontant i avgångshamnen för tilläggspassagerarna.

7. Skol- och ungdomsgrupper
Se närmare regler » 

8. Passagerarlistan
Passagerarlistan med resenärernas namn, hyttfördelning samt övriga uppgifter för  passagerarregistreringen bör skickas till Viking Lines gruppavdelning två veckor före avresan. Listan finns på blanketten Råd för gruppledare (PDF) » 

9. Föreläsare
Ifall gruppen har föreläsare eller andra personer som lämnar båten före avgång, måste dessa personer ha skilt besökarpass för att gå ombord. Kontakta Viking Lines gruppavdelning för att anhålla om passet.

10. Fakturering
Ifall en gruppbokning fördelas på flera fakturor, debiteras faktureningsavgift.

Grupprabatter 

Gruppförmån: vi ger en extra gruppförmån om du har 20 eller fler personer i din grupp.

På reguljära resor beviljar vi rabatt för grupper om minst 10 betalande personer på personbiljettpriset (vid förköp).